Einsatzgebiet
Gewerbe & Freie Berufe:
Papier und Daten in einer Akte
Alles zum Vorgang.
Griffbereit im Ordner.
FiLEREX ist der abheftbare Business-USB für Betriebe, Büros, Kanzleien und Praxen. Digitale Unterlagen liegen direkt beim Papier im Ordner: als Projektakte im laufenden Auftrag, als versiegelte Abschlussakte bei der Übergabe und als Mandanten-, Patienten- oder Stammakte, die über Jahre weiterläuft. Ohne Cloud und ohne langes Suchen.
Die eine Hälfte im Ordner,
die andere irgendwo
Der unterschriebene Auftrag liegt im Büro, die Fotos auf dem Handy, die Kalkulation auf dem Server. FiLEREX führt alles an einem Ort zusammen.
Alles in einer Akte
Auftrag, Kalkulation und Fotos liegen beieinander, sauber abgeheftet statt verteilt auf drei Systeme.
Der Link ist abgelaufen
Wer Unterlagen per Download-Link übergibt, muss sie später erneut schicken. Der Stick bleibt beim Kunden im Ordner.
Die Frage kommt Jahre später
Reklamation, Mängelrüge, Rückfrage: Dann zählt, was zum Abschluss übergeben wurde. Die Abschlussakte hält diesen Stand fest.
Drei Stufen, drei Akten
Serienmäßig ist jeder FiLEREX Industry-Line. Welche Stufe passt, hängt davon ab, was mit den Daten noch passieren darf.
Stufe 1 · Solange der Auftrag läuft
Die Projektakte
Industry-LineSchreiben. Lesen. Wiederbeschreibbar.
Alles bleibt änderbar, Neues kommt jederzeit dazu.
- Angebote und Kalkulationen
- Pläne und Absprachen
- Fotos und Aufmaß
- Anleitungen und Einweisungen
Stufe 2 · Wenn der Auftrag abgeschlossen ist
Die Abschlussakte
Industry-Line mit auditSafe™Schreiben. Versiegeln. Lesezugriff.
Der Stand vom Tag der Übergabe, versiegelt in 10 bis 30 Sekunden.
- Abnahmeprotokolle und Prüfberichte
- Gutachten und Messberichte
- Revisionsunterlagen und Bestandspläne
- Verträge und Jahresabschlüsse
Stufe 3 · Wenn die Akte über Jahre weiterläuft
Die Stammakte
Industry-Line mit auditSafe EnterpriseOffen. Versiegelt. Gleichzeitig.
In Kanzlei und Praxis die Mandanten- oder Patientenakte: Abgeschlossenes ist fest, Neues kommt dazu.
- Partition A, versiegelt: Verträge, Grundlagen, abgeschlossene Stände
- Partition B, offen: Ergänzungen, Berichte, neue Nachweise
Ihr Beruf, Ihre Akte
Dasselbe Produkt, in jedem Beruf eine andere Akte.
| Ihr Bereich | Projektakte | Abschlussakte | Stammakte |
|---|---|---|---|
| Bau & Handwerk | Aufmaß, Nachträge, Bautagebuch, Baustellenfotos | Abnahmeprotokoll, Revisionsunterlagen, Prüfberichte | Objektakte: Übergabestand fest, Wartung und Prüfungen offen |
| Service & Wartung | Einsatzberichte, Messprotokolle, Schulungsinhalte | Inbetriebnahme, Einweisung, Prüfnachweise | Kundenakte: Anlage fest, Wartungshistorie offen |
| Ingenieure & Architekten | Planstände, Berechnungen, Abstimmungen | Abgeschlossene Leistungsphase, Statik, Bestandspläne | Objektakte: Bestand fest, spätere Änderungen offen |
| Sachverständige | Messdaten, Fotos, Entwürfe | Gutachten mit Anlagen, im abgegebenen Stand | Stammakte je Objekt oder Auftraggeber |
| Kanzlei & Steuerberatung | Laufendes Mandat, Entwürfe, Korrespondenz | Abgeschlossenes Mandat, Vertragsstand, Jahresabschluss | Mandantenakte: Grundlagen fest, Ergänzungen offen |
| Praxis & Therapie | Aufklärungs- und Schulungsunterlagen | Befunde und Bilddaten zur Übergabe | Patientenakte: Abgeschlossenes fest, Ergänzungen offen |
Der Stand vom Tag der Übergabe
Beim Abschluss trennen sich die Wege: Das Produktionstool bleibt bei Ihnen, der Stick geht an Ihren Kunden, Mandanten oder Patienten. Wer den Stick hat, hat das Tool nicht.
- Ein Stick geht mit der Übergabe an die andere Seite.
- Ein zweiter, gleich bespielter Stick bleibt in Ihrer Akte.
- Eine selbst erstellte Prüfsummenliste (SHA-256) zeigt, ob beide denselben Stand tragen.
In vier Schritten zur Abschlussakte
Bespielung und Versiegelung laufen bei Ihnen, ohne Datenübermittlung an FiLEREX oder Dritte.
Zusammenstellen
Alles, was zum Abschluss gehört, geprüft und vollständig.
Bespielen
Die Daten auf den Stick kopieren, wie bei jedem USB-Speicher.
Versiegeln
Mit dem FiLEREX-Produktionstool in 10 bis 30 Sekunden.
Abheften
Mit 80-mm-Lochung direkt in den Ordner, beim Papierdokument.
Was Sie vor dem ersten Einsatz wissen sollten
Schreibschutz, keine Verschlüsselung
Der Stick selbst verschlüsselt nicht. Wer ihn in der Hand hält, kann ihn lesen. Er gehört deshalb wie die Papierakte unter Verschluss.
Berufsgeheimnis und Datenschutz
Für Mandanten- und Patientendaten gelten Ihre Berufs- und Datenschutzregeln. Besonders schutzbedürftige Dateien können Sie vor dem Bespielen selbst verschlüsseln, der Stick speichert sie wie jede andere Datei.
Das Original bleibt im System
Das Datenblatt nennt bis zu zehn Jahre Datenerhalt. Das Original gehört in Ihr System, der Stick ist die Kopie im Ordner.
Ihr Logo in der Akte Ihrer Kunden
Abriebfester Druck in 1 bis 4 Farben, vorne 30 × 10 mm, hinten 60 × 10 mm. Die Schieberfarbe unterscheidet Kunden, Projekte oder Stände.
Warum FiLEREX
- Patentiert
- Patent DE 10 2012 006 940, alle Nutzungs- und Verwertungsrechte liegen bei FiLEREX
- Abheftbar nach Norm
- 80-mm-Lochung nach DIN ISO 838
- Ein Teil
- Keine Kappe, kein zweites Teil
- Speicherbausteine
- Aus ISO-9001-zertifizierter Fertigung
- Ab 1 Stück
- Ohne Mindestmenge, kostenloses Muster für Unternehmen
- 10 Jahre Herstellergarantie
- Auf die Hardware. Garantiebedingungen
Häufige Fragen
Welche Stufe brauche ich?
Für laufende Aufträge reicht die Industry-Line. Für einen Stand, der so bleiben soll, wie Sie ihn übergeben, nehmen Sie auditSafe als Abschlussakte. Brauchen Sie einen festen Stand und Platz für spätere Einträge, ist auditSafe Enterprise die richtige Wahl.
Was ist eine Abschlussakte?
Der Stand eines Auftrags, Mandats oder Vorgangs zum Zeitpunkt der Übergabe, versiegelt auf einem Stick im Ordner. Nach der Versiegelung weist der Controller Schreib- und Löschbefehle ab, die Dateien bleiben lesbar.
Darf ich Mandanten- oder Patientendaten auf dem Stick ablegen?
Das entscheiden Ihre Berufs- und Datenschutzregeln. Der Stick selbst verschlüsselt nicht, er gehört deshalb wie die Papierakte unter Verschluss und nur in die Hände Berechtigter. Besonders schutzbedürftige Dateien können Sie vor dem Bespielen selbst verschlüsseln, der Stick speichert sie wie jede andere Datei.
Kann ich den Stick meinem Kunden mitgeben?
Ja, dafür ist er gemacht. Ein Stick geht mit der Übergabe an Ihren Kunden, ein zweiter, gleich bespielter Stick bleibt in Ihrer Akte. Legen Sie nur Unterlagen darauf, die der Empfänger sehen darf.
Brauche ich dafür eine IT-Abteilung?
Nein. Das Bespielen funktioniert wie bei jedem USB-Speicher, die Versiegelung dauert mit dem FiLEREX-Produktionstool 10 bis 30 Sekunden. Zum Lesen genügt ein Rechner mit USB-Anschluss.
Wie hilft der Stick beim Datenschutz nach DSGVO?
Sie bespielen und versiegeln den Stick selbst, in Ihrem Haus und unter Ihren Bedingungen. Kein Dienstleister bekommt Ihre Daten zur Kopie, weder FiLEREX noch Dritte, weder im Inland noch im Ausland. Für den Umgang mit den Daten bleiben Sie verantwortlich.
Gibt es eine Mindestmenge?
Nein. Der FiLEREX Business-USB ist ab 1 Stück lieferbar. Unternehmen erhalten ein kostenloses Muster.
