Einsatzgebiet
Behörden & Justiz:
Die digitale Anlage zur Akte
Was zur Akte gehört,
liegt in der Akte.
FiLEREX ist der abheftbare Business-USB für Verwaltung, Gerichte und Prüfstellen. Videos, Pläne und Gutachten liegen als digitale Anlage direkt im Aktenordner: als Vorgangsakte im laufenden Verfahren, als versiegelte Abschlussakte nach dem Abschluss und als Stammakte, die über Jahre fortgeschrieben wird. Er ergänzt die E-Akte dort, wo Papier weiterläuft.
Die CD im Aktendeckel hat ausgedient
Digitale Anlagen gehören zum Vorgang. Nur passen sie oft nicht ins Fachverfahren, und die Datenträger von gestern nicht mehr in den Rechner.
Kein Laufwerk mehr
Videos, Fotos und Messdaten kommen oft noch auf CD oder DVD zur Akte. Viele aktuelle Rechner haben kein Laufwerk mehr.
Lose Anlagen
Lose Datenträger rutschen aus dem Aktendeckel. Der Stick wird mit 80-mm-Lochung abgeheftet wie ein Blatt Papier.
Papier hier, Dateien dort
In der Hybridakte fehlt oft die Verbindung zwischen Vorgang und Datei. Der Stick bringt beides in einen Ordner.
Drei Stufen, drei Akten
Serienmäßig ist jeder FiLEREX Industry-Line. Welche Stufe passt, hängt davon ab, was mit den Daten noch passieren darf.
Stufe 1 · Im laufenden Verfahren
Die Vorgangsakte
Industry-LineSchreiben. Lesen. Wiederbeschreibbar.
Alles bleibt änderbar, solange der Vorgang läuft.
- Entwürfe und Stellungnahmen
- Pläne und Arbeitsstände
- Fotos und Videos
- Schulungsunterlagen
Stufe 2 · Nach dem Abschluss
Die Abschlussakte
Industry-Line mit auditSafe™Schreiben. Versiegeln. Lesezugriff.
Versiegelt verhält sich der Stick wie eine gebrannte CD: lesen ja, ändern nein. Dauer: 10 bis 30 Sekunden.
- Bescheide und Beschlüsse
- Urkunden und Prüfvermerke
- Vergabe- und Prüfunterlagen
- Bild- und Videodateien
Stufe 3 · Über Jahre
Die Stammakte
Industry-Line mit auditSafe EnterpriseOffen. Versiegelt. Gleichzeitig.
Der abgeschlossene Stand und alle späteren Ergänzungen auf einem Stick.
- Partition A, versiegelt: Genehmigungen, Pläne, Verfügungen
- Partition B, offen: Ergänzungen, Prüfberichte, neue Nachweise
Typische Einsatzorte
Überall dort, wo Vorgänge lange laufen und digitale Anlagen zum Papier gehören.
Gerichte & Justiz
Gutachten, Videos und Fotos als digitale Anlage zur Gerichtsakte.
Polizei & Ermittlung
Bild- und Videomaterial und Berichte als Anlage zur Ermittlungsakte.
Aufsichtsbehörden
Kontrollprotokolle, Verfügungen und Prüfberichte im Stand des Abschlusses.
Planungsbehörden
Pläne, Umweltprüfungen und Genehmigungen zu Bau- und Infrastrukturvorhaben.
Verwaltungsstellen
Anträge, Bescheide und Anlagen geordnet beim Vorgang.
Beschaffungsstellen
Vergabeunterlagen und Prüfberichte in der Vergabeakte.
Haushalt & Prüfung
Kassenprüfungen, Budgetfreigaben und Rechnungsbelege für die Rechnungsprüfung.
Registratur
Abgeschlossene Vorgänge mit ihrer digitalen Anlage, ergänzend zur elektronischen Akte.
Ergänzt die E-Akte.
Ersetzt sie nicht.
Die E-Akte bleibt das führende System. Der Stick gehört dorthin, wo Papier weiterläuft oder Dateien nicht ins Fachverfahren passen. Bespielung und Versiegelung laufen bei Ihnen, ohne Datenübermittlung an FiLEREX oder Dritte.
- Große Videos und Pläne liegen beim Vorgang.
- Der Stick läuft mit der Akte mit, auch zu anderen Stellen.
- Lesbar ohne Netz, Portal oder Konto.
So kommt die Anlage zur Akte
Zusammenstellen
Die Anlagen zum Vorgang, geprüft und vollständig.
Bespielen
Die Daten auf den Stick kopieren, wie bei jedem USB-Speicher.
Versiegeln
Mit dem FiLEREX-Produktionstool in 10 bis 30 Sekunden.
Abheften
Mit 80-mm-Lochung direkt in den Aktenordner, beim Papier.
Was der Stick nicht ist
Keine Verschlüsselung
Der Stick schützt vor Änderungen, er selbst verschlüsselt nicht. Wer ihn in der Hand hält, kann ihn lesen. Er gehört wie die Papierakte unter Verschluss.
Kein Ersatz für Verfahrensregeln
Der Stick hält einen Stand fest. Ob das im Einzelfall genügt, bestimmen Ihre Vorschriften und das Verfahren.
Kein Langzeitarchiv
Das Datenblatt nennt bis zu zehn Jahre Datenerhalt. Bei längeren Aufbewahrungsfristen bleibt das Original im führenden System.
Keine Ausnahme von der IT-Sicherheit
Für USB-Medien gelten Ihre IT-Sicherheitsregeln. Prüfen Sie den Einsatz vorab mit einem Muster.
Ihr Wappen, Ihre Ordnung
Logo oder Wappen im abriebfesten Druck in 1 bis 4 Farben. Die Schieberfarbe unterscheidet Referate, Sachgebiete oder Aktenstände.
Warum FiLEREX
- Patentiert
- Patent DE 10 2012 006 940, alle Nutzungs- und Verwertungsrechte liegen bei FiLEREX
- Abheftbar nach Norm
- 80-mm-Lochung nach DIN ISO 838
- Ein Teil
- Keine Kappe, kein zweites Teil
- Speicherbausteine
- Aus ISO-9001-zertifizierter Fertigung
- Ab 1 Stück
- Ohne Mindestmenge
- 10 Jahre Herstellergarantie
- Auf die Hardware. Garantiebedingungen
Häufige Fragen
Ersetzt der Stick die E-Akte?
Nein. Die E-Akte bleibt das führende System. Der Stick ergänzt sie dort, wo Papier weiterläuft oder digitale Anlagen mit der Akte mitgehen sollen.
Kann der Stick CD oder DVD in der Akte ersetzen?
Technisch ja. Der versiegelte Stick lässt sich lesen, aber im normalen Gebrauch nicht mehr beschreiben, und er braucht nur einen USB-Anschluss. Ob er im Einzelfall zulässig ist, bestimmen Ihre Vorschriften.
Ist der Stick revisionssicher?
Revisionssicherheit entsteht aus Prozess, Software und Hardware, nicht aus einem Datenträger allein. auditSafe liefert dafür einen Baustein: den hardwareseitigen Schreibschutz.
Eignet sich der Stick zur Beweissicherung?
Der Stick hält einen Stand fest und weist nach der Versiegelung Schreib- und Löschbefehle ab. Eine Beweissicherung ersetzt er nicht. Ob und wie ein Datenträger verwendet werden kann, bestimmen die geltenden Vorschriften und das Verfahren.
Wer kann die Versiegelung aufheben?
Im normalen Gebrauch nur, wer das FiLEREX-Produktionstool hat. Wer versiegelt und wer das Tool verwahrt, regeln Sie in Ihrem Haus.
Wie lange bleiben die Daten lesbar?
Das Datenblatt nennt bis zu zehn Jahre Datenerhalt. Auf die Hardware gibt FiLEREX zehn Jahre Herstellergarantie. Die Garantie umfasst keinen Datenverlust. Bei längeren Aufbewahrungsfristen bleibt das Original im führenden System.
Wie hilft der Stick beim Datenschutz nach DSGVO?
Sie bespielen und versiegeln den Stick selbst, in Ihrem Haus und unter Ihren Bedingungen. Kein Dienstleister bekommt Ihre Daten zur Kopie, weder FiLEREX noch Dritte, weder im Inland noch im Ausland. Für den Umgang mit den Daten bleiben Sie verantwortlich.
Wie beschaffen wir den Stick?
Über den Shop ab 1 Stück oder per Projektanfrage. Zum Test mit Ihrer IT können Sie ein kostenloses Muster anfordern.
